实用 | 企业高效远程办公指南

时间:2020-03-04    点击:次     来源:k8娱乐官网地址娱乐    

远程办公是每个企业的硬核能力,在非常时期更是。当疫情来袭,公司治理者在考量员工健康和业务进展的平衡中,需要完早考虑远程办公的组织跟治理方式。


那么,我们该如何高效的进行远程办公呢?以下的远程办公指南,渴望对在远程办公的企业有些许的帮助和启释辏

01
公司如何提高治理和沟通效率?

1、加康定期沟通

加康沟通,即使隔离在家也需要有一个上下班时间规范,让“至岗”和“离岗『镶个过程越发显性。


每日早晨签至机制:

*如每天有早会机制,早会时可语音视频集会进行同步

*每个人在任务群里发布自己的当天计划和重点待办

*视频集会时完镣开摄像头,让大家能望至彼此

*保证任务时间内全员在线


每日晚间日志报告:

*任务日报:今日目标和待办,当日进展、问题和风险,明日计划

*撰写个人健康状况报告(疫情期间)


特殊情形事先约定:

*特殊情形如同事生病、受疫情影响、有事要在任务时间离岗等等,都有一个事先的计划和约定

2、把目标拆解为任务

很多事情,任务周期可能是一周、一个月,甚至更长时间。为了避免在远程办公时失去目标,我们需要把目标拆解至一个个任务上,把objective拆解为task。


目标要达成,每天任务先要执行至位。把目标拆解为以天为单位的任务,这其实也在训练一个人的治理能力。


*把项目目标拆解为每天的具体任务,落实至个人,并明确优先级

*写下每天的待办事项,然后专注的执行

*彼此协作的关系链有很多,约定一般应该由下至上进行,明确任务完成的响应和反馈时间

3、准备好线上协作工具

下面,再来介绍下实用的远程办公协同工具,包含集会类、文档类、协作类等实用远程工具。

◆◆沟通协同工具◆◆

类似Teambition等,可以帮助大家完成一个项目治理任务,通过在应用软件上创建一个“任务”,设好任务内容,执行者,和截止时间。这样就可以大幅提高团体协作效率。


比如我们把目标拆解成任务。这时,如果我们借助Teambition这样的工具,就可以在软件上创建一个“任务”,设好3W(who do what by when),也就是:任务内容,执行者,和截止时间。这样就可以大幅提高团体协作效率。


在代码协同方面,Github和Gitlab,是代码协同的领导者,同时利用Worktile Pipe将代码和研发用户故事链接起来,实现了很好的从代码岛拌求的整合。


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(1)k8企业家园:协同云平台https://app.ismartwork.cn/m/appstore.html?p=YGJY

(2)Teambition:团体协作工具创导https://www.teambition.com/

(3)Worktile:软件开发、项目治理及协作工具 https://worktile.com/

(4)Tower:任务任务、项目进度治理工具 https://tower.im/

(5)飞书:https://www.feishu.cn/

(6)TAPD:腾讯敏捷产品研发平台 https://www.tapd.cn/

◆◆团体知识库工具◆◆

团体知识库可以汇总整理各类的文档,特殊是针对一些wiki形式类的内容,打造个人企业体系化知识治理。

(1)k8知云-知识共建共享系统https://ygjy.ismartwork.cn/cwjy/mapp/manage/pc/knowledgeManage/index.html#/login

(2)语雀 - 专业的云端知识库

https://www.yuque.com/

(3)Teambition-远程协同知识库

https://www.teambition.com/

◆◆在线协作文档工具◆◆

在线写作文档能够快速收集团体中各个人员分工的部分,可以减少互传文件的重又过程,提高任务效率。同时,任务材料和内容不必倚靠单一设备,通过不同设备也能随时查望、编辑文档。


(1)墨文档

https://shimo.im/

注:疫情期间,新老用户免费使用【远程办公版】


石墨文档具有文档、表格、幻灯片、思维导图等云端office功能,支持多人同时在线编辑文档,是较早出现的在线办公软件之一。协作人可以实时望至你的编辑内容,减少不必要沟通和繁琐的互传文件过程,提高远距离协作效率。

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你可以建立文件夹对文件进行分类治理,也可以将文档链接分享出去,并且可以选择其它人【只能阅读】or【可以编辑】。


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(2)腾讯文档

https://docs.qq.com/

注:因疫情开放免费会员。


腾讯文档同样支持多人在线编辑Word、Excel和PPT文档,和石墨文档的功能差不多,但士瞪以直接用微信和QQ登陆,通过微信小程序嫁接微信好友,比较便利。


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腾讯文档还提供了一套远程协作专用模板,对于目前特殊时期,hr用来登记员工身体状况还是比较方便的。


(3)金山文档(WPS)

https://www.kdocs.cn/welcome


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金山文档跟石墨文档功能相似。不过金山文档可以在手机端通过小程序直接将微信谈话文件导入,以防文件过期不能查望,这一点还是比较实用的,现在大多数人会通过微信沟通任务、传递文件,将微信文件随手上传云端,随后查望也有去处。


(4)语雀

语雀的功能跟其他的在线编辑文档功能大同小异。通过让用户选择知识创作场景的方式引导用户选择适合的模板编辑文档。


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◆◆在线视频集会工具◆◆

在线视频集会,顾名思义,就是线上开会。让团体集会不再受限于空间和地域。


(1)钉钉视频集会

https://tms.dingtalk.com/markets/dingtalk/shipinghuiyi

注:16人以下视频集会免费使用


另外,钉钉还有【美颜功能】,免去大家在家开会还要化妆的苦恼。


(2)腾讯集会

https://meeting.qq.com/

注:疫情期间,免费开放300人不限时集会功能


(3)Zoom

https://zoom.com.cn/

注:疫情期间,免费提供不限时长的视频集会服务。


(4)TalkLine视频集会

https://www.talkline.cn/

注:完成注册,可获得5000分钟免费集会时长。

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(5)华为云WeLink

https://www.huaweicloud.com/product/welink.html

注:华为云WeLink 免费提供不限时长集会,时间截止至2020年6月1日。

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◆◆白板/思维导图工具◆◆

白板/思维导图工具,适合团体头脑风暴、整理思维导图,同样可以多人在线协作。


(1)比幕鱼

https://bimuyu.tech/


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比幕鱼的功能比较简单,按项目进行分类治理,每个项目中只有指针、画笔、文本便签、图片便签、文件夹、废纸篓等5个功能按钮,更像团体头脑风暴时的一个涂鸦绘本,任人发挥。

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石墨文档也有【白板功能】。


(2)GitMind

https://gitmind.cn/


跟比幕鱼相比,GitMind的逻辑性更康,呈现形式更为直观。


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还可以给项目标注【优先级&进度】,以提醒自己项目的轻重缓急和实时进度。

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GitMind给“懒人们”提供了产品设计、知识梳理、读书笔记、运营笔记、集会记录、项目治理和电子商务等多种类型的思维导图模板,可以省去部分建立项目框架的时间。

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(3)幕布

https://mubu.com/


幕布是比较早期的思维导图工具,走极简风格。两种呈现形式可以随意切换。

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【演示模式】下,比较方便向所有的团体伙伴讲解项目内容。


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回至工具本身,还是要多说一句定理:重要的还是使用工具的人,而不是工具本身。

02
个人如何提高任务效率?

◆◆远程办公也需要仪式感◆◆

在家办公也是办公,上下班时间和日常办公保持一致

*明确晒ㄠ时间,例如原先是朝九晚六,那仍以这个时间来作息,可以适当微调

*线上打卡签至,调整心情进入任务状态

*当日事当日毕,不拖至下班不熬夜


准时起床、洗漱穿戴整齐、假装你在办公室,尊重任务的仪式感

*在家≠放松,高效任务需要一种紧张感,像正常晒ㄠ一样吧,准时起床,换上正式的衣服,梳洗打扮,让这种任务仪式感快速带你进入任务状态


创造可以安心专注任务的环境,不在休息区域办公

*开辟一个办公区域吧,最好是一个远离卧室、沙发和电视的地方,将生活空间跟任务空间隔离


提前规划好任务和休息的时间,不随意自我打断

*提前建设好午饭和中途休息时间,不随意走动

*计划好任务和休息时间(不中途随意休息,望电视,睡眠)

*保持任务时的高效专注,劳逸结合


做好身体的健康治理,防护疫情不能掉队

*适当进行规律性室内锻炼的机会,放松身体的同时拥有更好的精神状态

*做好卫生防护任务,在家也要勤洗手、勤消锻辎多饮水,出门戴口罩


关键词:

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